Wat is er nodig voor een (externe) audit?

De uitvoering van een audit is hét moment voor uw bedrijf waarop bepaald wordt of u in aanmerking komt voor het gewenste kwaliteitskeurmerk. Het is daarmee een belangrijk instrument voor de Certificerende Instantie om te toetsen of u enerzijds de processen van uw bedrijf “op papier” hebt ingericht om te voldoen aan de gewenste norm én of u datgene wat u hebt vastgesteld ook daadwerkelijk uitvoert. “Een audit: wat is er nodig?” is hiermee een veelgestelde vraag. In dit artikel leest u hier meer over.

Voldoen aan de norm is meer dan het hebben van een checklist

Bij het voorbereiden op een audit is meer nodig dan zetten van vinkjes op een checklist. Afhankelijk van de norm waaraan u met uw bedrijf wilt voldoen, wordt er naar de hele organisatie gekeken óf naar een specifiek proces binnen uw organisatie. In de desbetreffende norm staat vastgelegd op welke onderdelen de audit wordt uitgevoerd. Voor deze onderdelen kijkt u naar de ingerichte processen en de bijbehorende werkzaamheden. U kijkt naar de huidige situatie, de gewenste situatie, signaleert risico’s en mogelijkheden tot verbetermaatregelen.

Het borgen van risico’s en het benutten van kansen

Het signaleren en borgen van risico’s en kansen is een belangrijk onderdeel van een kwaliteitsnorm. Dit blijft gedurende uw certificering terugkerend thema. Welke risico’s en kansen zijn van toepassing op uw organisatie en in welke processen zijn deze terug te vinden. Hoe borgt u dat u deze tijdig signaleert en hierop acteert? Na een initiële audit komt de certificerende organisatie jaarlijks bij u toetsen of u de beschreven processen ook daadwerkelijk uitvoert, gereageerd heeft op risico’s of kasnen die zich hebben voorgedaan en of u verbetermaatregelen heeft genomen waar nodig.

Certificeren blijft hiermee een doorlopend proces, waarbij u met uw bedrijf, bij een goed ingericht managementsysteem continu blijft voldoen aan de norm en de audits succesvol zullen verlopen.

Starten met kwalificeren

Wanneer u het besluit tot certificeren heeft genomen kunt u starten met de voorbereiding. Deze voorbereiding kan u zelf doen of uw bedrijf laten begeleiden door een adviesbureau. De basis voor de voorbereiding is weten wat u moet doen om te voldoen aan de norm en dit vervolgens te kunnen uitwerken. Als u zich laat begeleiden door een externe organisatie, is deze volledig op de hoogte van de eisen die de norm stelt. U mag verwachten dat zij u adviseren over alle benodigde zaken die ingericht moeten worden om een audit te behalen.

Gedurende de voorbereiding vraagt u (of de organisatie die begeleidt) een audit aan bij een certificerende instantie. U ontvangt een offerte gebaseerd op aangeleverde bedrijfsinformatie (o.a. wat uw werkzaamheden zijn, hoeveel medewerkers u heeft, hoeveel vestigingen u heeft). Als u akkoord bent met de offerte en deze retourneert wordt er een planning gemaakt voor de daadwerkelijke externe audit. Gemiddeld zit hier minimaal 3 maanden tussen, maar kan ook later gepland worden indien gewenst.

De audit zelf

Als de audit plaats vindt zal deze bestaan uit een aantal delen:

• • als eerste wordt er gekeken naar hoe alles voor uw bedrijf beschreven is
  • aansluitend wordt er gekeken of alles wat u beschreven heeft ook daadwerkelijk zo wordt uitgevoerd
  • indien u meerdere vestigingen heeft die onder de scope van de audit vallen, zullen deze allemaal bezocht worden gedurende de 3 jaar van uw certificering

Na de audit wordt er volgens een vast proces beoordeeld of u voldoet aan de norm. Indien dit positief is wordt overgegaan tot uitgifte van het kwaliteitskeurmerk. U mag dit dan uitdragen in uw externe communicatie.

Goed om te weten:

• • Voor een kwaliteitsnorm bepaalt u samen met de certificerende instantie de “scope” van het certificaat. Hiermee wordt aangegeven voor welke bedrijfsactiviteiten het certificaat wordt afgegeven.
  • Een audit kan alleen plaatsvinden op werkzaamheden die u daadwerkelijk uitvoert. In het geval dat uw werkzaamheden in de certificeringsperiode uitbreiden en u deze ook op het certificaat wil hebben, kunt u deze laten toevoegen. De nieuwe activiteit wordt op zelfde wijze getoetst, ook hiervoor moeten de processen en werkzaamheden voldoen aan de norm.
  • Audits worden uitgevoerd door onafhankelijke certificerende instanties. Deze instanties bieden door deze positie geen begeleiding in de voorbereiding. Onafhankelijke adviesbureaus bieden deze begeleiding wel. Er zijn verschillende werkwijzen en mogelijkheden waaruit u kunt kiezen, kies een methodiek en mate van ondersteuning die bij uw organisatie past.
  • In aanloop naar een audit kan een adviesbureau een “derdenverklaring” verstrekken. In het geval u een kwaliteitskeurmerk nodig heeft voor bijvoorbeeld een aanbesteding, kan u in aanloop naar het behalen van het certificaat de derdenverklaring overleggen om aan te tonen dat u bent gestart met het inrichten van het kwaliteitsmanagementsysteem.  En hiermee gestart bent voor een aankomende audit voor een certificering.

Wat is er nodig voor de audit: een voorbeeld van een korte checklist voor uw bedrijf:

• • Heeft u kennis genomen van de norm en deze als organisatie ook in bezit?
  • Is het kwaliteitshandboek of kwaliteitsmanagementsysteem specifiek gemaakt voor uw organisatie?
  • Voldoet de organisatie aan de onderdelen zoals beschreven in de norm?
  • Is er een Wtza inschrijving? (zorgaanbiedersportaal)
  • Is het bekend welke wetgeving voor uw organisatie van toepassing is?
  • en is deze zo nodig toegepast binnen het kwaliteitsmanagement systeem?
  • Zijn de van toepassing zijnde kwaliteitskaders/toetsingskaders toegepast binnen het kwaliteitsmanagement systeem?
  • Is er minimaal 3 maanden zorg verleend zoals beschreven in het kwaliteitsmanagement systeem?
  • en is hiervan dossier inzage mogelijk ten tijde van de audit?

Als u de checklist kunt afvinken is uw organisatie gereed voor de start van het certificatietraject. Als dat niet zo is, raden wij u aan om de openstaande acties uit te zetten binnen uw bedrijf.

Wilt u meer informatie over begeleiding van uw organisatie in de aanloop naar een externe audit? Kijk bij onze trajecten voor meer informatie: Onze trajecten. Wilt u eens op de website van een certificerende organisatie kijken? https://www.dekra.nl/nl/home/